Registrar gasto
Rol: Técnico, Coordinador, Administrador
Requiere: Fondo aprobado para el gasto previsto. Para gastos imprevistos
no hace falta fondo.
Cada gasto es un comprobante real asociado a un anticipo. Puedes registrarlos día a día sin esperar al final del viaje. Se recomienda enviarlos a aprobación de forma progresiva para reducir la carga de revisión al momento de rendir el fondo.
Dónde registrar los gastos
Ve al proyecto → Rendicion de gastos. La sección tiene dos pestañas: Gastos para registrar comprobantes y Rendicion de gastos para cerrar el anticipo.
Haz clic en la pestaña Gastos para ver el resumen de ejecución por actividad y la lista de gastos.
Pasos
1. Abrir el formulario
Haz clic en + Nuevo gasto.
2. Seleccionar el fondo
En Anticipo / fondos elige el fondo aprobado que cubre este gasto. Verás el saldo disponible de cada fondo. Si el gasto no estaba previsto en ningún anticipo, selecciona Sin fondo asociado.
3. Completar los datos del gasto
- Fecha — fecha real del gasto
- Proveedor — nombre de quien emitió la factura o recibo
- Pais — país donde se realizó el pago o, si fue en línea, país de operación del proyecto
- Descripcion — detalle de qué se compró o pagó
- Monto de transaccion — importe en la moneda en que se pagó
- Moneda de transaccion — si es distinta a la del presupuesto, se convierte automáticamente con InforEuro
4. Adjuntar el comprobante
En Comprobante haz clic en Examinar y selecciona la factura, recibo o ticket. Acepta PDF e imágenes.
Si no tienes el comprobante todavía, guarda el gasto sin él — quedará marcado Sin comprobante en la lista. Deberás adjuntarlo antes de poder incluirlo en una rendición.
5. Guardar y verificar el comprobante
Haz clic en Guardar gasto. Luego haz clic en Comprobante en la fila del gasto para abrirlo y confirmar que el archivo es legible y corresponde al gasto registrado.
6. Enviar a aprobación
Cuando el gasto y el comprobante estén correctos haz clic en Enviar a aprobacion. El estado cambia a ENVIADO y el contador En revision sube en el resumen.
Envío progresivo vs. envío en la rendición
| Momento | Ventaja |
|---|---|
| Enviar cada gasto al registrarlo | El admin revisa en paralelo. Al rendir, los gastos ya están aprobados y la revisión es más rápida |
| Enviar al rendir el fondo | Menos pasos en el día a día. La carga de revisión se concentra en la rendición |
Se recomienda el envío progresivo cuando hay muchos gastos o el proyecto tiene plazos ajustados de rendición.
Notas
- Puedes registrar varios gastos en días distintos contra el mismo fondo.
- Un gasto sin comprobante bloquea el envío de la rendición — no podrás enviarla hasta adjuntarlo.
- Un gasto imprevisto sin fondo se puede incluir después en una rendición usando Ver otros gastos.